Toti angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare salariat, conform prevederilor din HG 500/2011, fiind obligati sa-l pastreze in bune conditii la sediu si sa-l prezinte, la soliciatarea inspectorilor de munca.
Documentele din dosarul personal al salariatului se pastreaza pentru operioada maxima 49 de ani, astfel ca fiecare angajator trebuie sa isi organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii nr. 16 din 1996 privind arhivele nationale, modificata si completata.
Dosarul personal al salariatului va contine urmatoarele documente:
- Copii după actele de identitate: buletin, certificat de nastere, certificat de cssatorie
Aceste documente sunt necesare la angajare, deoarece ele sunt principalele instrumente legale care atesta identitatea persoanei in cauza, adresa domiciliul stabil, eventualele schimbări intervenite in starea civilă a angajatului.
- Copii după actele de studii/calificari/formare profesionala
Actele care certifica studiile angajatului (diplome, certificate de calificare, certificate obtinute in urma unor traininguri atestate, certificate obtinute in urma procesului de evaluare a competentelor etc.) sunt documentele pe baza carora se poate face o prima apreciere a conformitatii pregatirii si cunostintelor angajatului cu cerintele postului pe care il ocupa.
In activitatea de resurse umane aceste diplome/certificate sunt utilizate atat in activitatea de recrutare si selectie, cat si la stabilirea pachetului salarial, identificarea nevoilor de formare ale angajatului respectiv, in gestionarea carierei etc.
- Contractul individual de munca, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca.
Aceste acte reprezinta documentele care certifica si reglementează relatiile de munca legale dintre angajat si angajator si au caracter obligatoriu ((Legea 53/2003, art.16 alin.1)).
Pe langa Contractul Individual de Munca, este foarte important sa se elaboreze corect si la termen si sa se înregistreze si toate actele aditionale, precum si toate deciziile referitoare la suspendarea si incetarea acestuia.
- Formularul de candidatura
Toate documentele pe care le depune un candidat in vederea angajarii si anume CV-ul, scrisoarea de intentie, pre-interviul de angajare, scrisoarea de referinta etc.
- Cererea de angajare
Un document prin care viitorul angajat, după ce a fost selectat in urma interviurilor si a primit oferta de angajare, solicită angajarea in firma dvs. Acest document este util, deoarece relatiile de munca trebuie sa fie liber consimtite, iar aceasta cerere confirma respectarea standardului internaţional al Organizatiei Internaţionale a Muncii prin care se precizeaza ca „munca este liber consimtita”.
- Fisa postului
Document ce descrie toate atributiile si responsabilitatile unui post. Caracterul obligatoriu al fisei postului reiese din faptul ca ea esteanexă la Contractul individual de Munca, asa cum rezultă din pct. F din modelul cadru al contractului individual de munca aprobat prin Ordinul M.M.S.S. nr. 64/2003, modificat si completat.
- Minuta de informare prealabila la angajare
Conform Legii 53/2003 art. 17 aveti obligativitatea de a asigura oricarei persoane selectate in vederea angajarii o informare prealabila asupra clauzelor generale ce vor fi inscrise in Contractul Individual de Munca, precum si asupra conditiilor de munca, durata concediului de odihna, salariul de baza, riscurile specifice postului etc.
- Avizul medical „apt de angajare” de la medicul de medicina muncii
- Registrului general de evidenta a salariatilor
In conformitate cu articolul nr. 298, alineatul 3 din Codul Muncii, de la 1 ianuarie 2011 NU se vor mai pastra si completa carnete de munca.
Evidenta muncii va fi tinuta prin intermediul registrului general de evidenta a salariatilor transmis in format electronic de catre angajatori
- Fisele de evaluare a performantelor, deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii superioare ierarhic
Acestea reprezinta documentele prin care se inregistreaza gradul in care un angajat si-a indeplinit in mod eficient sarcinile si/sau responsabilitatile care ii revin pe durata unei anumite perioade de timp.
- Decizii referitoare la premieri si numiri pe pozitii superior ierarhice
- Avertismente si note disciplinare, plangeri din partea angajatului
- instiintarea in scris in vederea realizarii cercetarii prealabile;
- toate deciziile de sanctiunare disciplinara suferite anterior de angajat, daca exista
- decizia de sanctionare, care trebuie comunicata in scris angajatului, cu dovada de luare la cunostinta de catre cel sanctionat (semnare de primire in cazul inmanarii directe a deciziei sau confirmare de primire in cazul transmiterii prin posta);
- plangerea angajatului, prin care acesta poate contesta decizia de sanctionare;
- cererea de revizuire, care reprezinta o cale extraordinara de atac impotriva deciziei de sanctionare, utilizata de obicei in conditiile aparitiei unor noi imprejurari care pot fie demonstra nevinovatia angajatului, fie reduce vinovatia acestuia;
- decizia de reabilitare, care atesta anularea sanctiunii aplicate angajatului.
- Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca
- Copii după actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.
Aceste acte, care ofera date despre persoanele aflate in intretinerea angajatilor sunt importante in urmatoarele situatii:
– pentru calcularea alocatiilor pentru copii
– pentru calcularea indemnizatiilor de maternitate
– pentru calcularea pensiilor alimentare
– pentru anumite deduceri la calcularea impozitului pe venitul global prevazute in Codul fiscal.
– Cazier juridic
– Declaraţie pe proprie raspundere ca angajatul/candidatul nu a suferit condamnari.
– Asigurările pentru accidente de munca si in caz de boala
Codul Muncii art. 175 prevede obligativitatea incheierii de asigurari pentru accidente de munca si in caz de boala. Va recomandam sa pastrati aceste asigurari in dosarul personal in original sau in copie pentru simplificarea activitatii de resurse umane.
Pentru a aprofunda informatiile despre atributiile departamentului de resurse umane va invitam sa participati la urmatorul curs:
